Central de Ajuda SGE

CONSIDERAÇÕES INICIAIS

Como diferencial de mercado, sua empresa tem à disposição no SGE o que chamamos de CRM - “Customer Relationship Manager”. Grosso modo, um CRM é um sistema de gestão comercial e no SGE é tratado como “Força de Vendas”.

 Logo, através das funcionalidades disponibilizadas pelo recurso de Força de Vendas, os representantes de vendas e departamentos vinculados podem:

• Criar suas campanhas/ações de marketing;
• Cadastrar seus concorrentes;
• Cadastrar e acompanhar os potenciais clientes;
• Atribuir e vincular tarefas como: ligações, reuniões e demais compromissos exclusivos do departamento comercial;
• Registrar e acompanhar as oportunidades com seus respectivos orçamentos, contratos e demais condições;
• Visualizar a ocupação atual do mercado para buscar oportunidades em locais ainda não mapeados ou entrar nas concorrências;
• Avaliar o retorno do investimento das Campanhas;
• Padronizar e centralizar os processos do Departamento Comercial;
• Gerenciar as atividades e a produtividade dos representantes;
• Gerenciar o funil de vendas e gráficos de desempenho.

PRÉ-REQUISITOS

Como pré-requisito, é necessário que o usuário tenha acesso ao menu “Comercial” e seus sub-itens. E, para cada representante, será necessária uma licença de acesso ao sistema. Consulte seu Gerente de Contas acerca de seu plano e solicite a inclusão de seus representantes comerciais.

CAMPANHAS

As campanhas são ações que visam divulgar sua marca e/ou gerar conversões (vendas). Como exemplo, podemos citar uma panfletagem, participações em feiras, propagandas no Google, Revistas e Facebook. O cadastro das campanhas servirá, num momento futuro, para calcular o ROI (retorno de investimento) e estudar as diferenças de cada uma delas em relação às conversões (vendas).

CONCORRENTES

Cadastre nesta seção seus concorrentes. Eles serão utilizados adiante caso uma oportunidade de negócio esteja em disputa no mercado.

CONTATOS (POTENCIAIS CLIENTES ou “LEADS”)

De fato é aqui que tudo começa. É a porta de entrada em sua empresa e, é nesta seção que deverá cadastrar o seu CONTATO (POTENCIAL CLIENTE). Um potencial cliente é um indivíduo (ou grupo) interessado em comprar algo de você e, o objetivo é qualificá-lo para que compreenda o que tem a oferecer, os valores, a qualidade e seus diferenciais no mercado.

Lembre-se: ele ainda NÃO é seu cliente!

O SGE possui sete classificações (status) para os contatos e, a boa prática sugere que sejam utilizadas da seguinte maneira:

Novo: contatos recém-cadastrados, ainda sem definição de representante de vendas;

Atribuído: contato já vinculado a um representante, com ou sem tarefas agendadas;

Em Contato: contato já vinculado a um representante e com tarefas agendadas (telefonema, reunião etc.);

Em Negociação: contato (potencial cliente) com uma oportunidade vinculada (com ou sem orçamento);

Convertido: contato com uma oportunidade de negócio fechada com sucesso e, portanto passou a ser um cliente;

Postergado: contato que será tratado futuramente;

Descartado: contato não qualificado para venda ou abandonado por outro motivo.

TAREFAS

Esta área tem por objetivo registrar todas as atividades realizadas entre o representante e o potencial cliente, como por exemplo, ligações, envio de emails, reuniões e demais tarefas utilizadas para “alimentar” o potencial cliente em questão. Registre aqui todos os compromissos e tenha métricas para avaliar seu time de vendas, cobrar resultados e tempos de atendimento. Se cada representante cumprir seu papel de forma satisfatória, os benefícios serão percebidos em pouco tempo - sem contar que o representante terá em mãos o controle sobre suas próprias tarefas ao em vez de carregar várias planilhas e anotações.

O SGE possui quatro classificações (status) para as tarefas e, a boa prática sugere que sejam utilizadas da seguinte maneira:

Planejada(o): tarefa agendada e que ainda não foi iniciada;

Em Andamento: classificação usada para indicar uma tarefa que iniciou e ainda não foi concluída. Dica: normalmente esta classificação é utilizada em tarefas que demandam mais tempo, já que não é muito produtivo indicar isto para um telefonema ou envio de email pois, por se tratarem de tarefas simples, é comum que sejam alteradas de “planejada” para “realizada(o)”;

Pendente: tarefa pendente de tratamento/execução;

Realizada(o): tarefa concluída.

OPORTUNIDADES/ORÇAMENTOS

Após cadastrar seu futuro cliente e “alimentá-lo” com apresentações, reuniões e demais tarefas, é hora de avançar no funil de vendas e “registrar uma oportunidade”. Uma oportunidade nada mais é que a possibilidade que você tem de fechar um negócio com este potencial cliente.

Dica: ao registrar uma oportunidade, lembre-se de avaliar se há alguém na concorrência, pois, isto pode reduzir o tempo de contato entre você e o potencial cliente já que há uma disputa por ele!

Atenção! A oportunidade NÃO é o orçamento. Uma oportunidade pode conter vários orçamentos para um mesmo proponente, portanto fique atento!

Ao registrarmos uma oportunidade devemos criar os orçamentos, que serão apresentados ao futuro cliente em formato PDF gerado pelo sistema. O processo de montagem do orçamento é abordado em treinamentos, pois, alguns processos precisam ser discutidos e alinhados.

Além do documento de proposta, também é possível modelar os termos contratuais. Estes termos, assim como os itens orçados, serão copiados para o novo projeto caso o orçamento seja aprovado e vendido (convertido). Em suma, o processo de conversão do orçamento resulta em um novo projeto já contemplado com todos os itens orçados e seus contratos.

Dica: caso prefira, utilize o orçamento do SGE como uma Proposta Técnica e monte uma apresentação mais completa com o material de sua empresa. Em alguns casos – dependendo do mercado/região – isto pode trazer melhores resultados.

O SGE possui cinco classificações para as Oportunidades (chamadas de “fase da venda”) e, a boa prática sugere que sejam utilizadas da seguinte maneira:

Orçamento: utilizada normalmente para indicar que o orçamento está sendo montado; É útil para indicar ao gestor comercial que a oportunidade está sendo conduzida, já que para a conclusão da venda o representante deverá montar um ou mais orçamentos.

Análise de Proposta: pode ser usada para indicar uma oportunidade que está em avaliação pelo cliente, ou seja, provavelmente está com o orçamento em mãos e avaliando. Esta classificação pode ser útil para que gestores e representantes saibam quais oportunidades estão próximas da venda e assim programarem melhor os próximos passos.

Negociação: pode ser usada para representar uma etapa em que o cliente já analisou a proposta e está negociando condições;

Análise de Contrato: pode ser usada para indicar uma oportunidade que teve sua proposta pré-aprovada e o cliente está avaliando os termos contratuais do serviço;

Perdemos: representa uma venda (oportunidade) perdida;

Ganhamos: indica uma venda concretizada.

Classificação para Orçamentos:

• Em Andamento: utilizada para indicar que o orçamento está sendo montado;
• Enviado ao Cliente: situação transitória e indica que o documento foi enviado ao cliente; Aprovado pelo Cliente: é uma situação transitória e indica que o orçamento foi aprovado pelo cliente. Após a aprovação, normalmente espera-se a revisão e o fechamento da venda;
• Reprovado pelo Cliente: é uma situação transitória e indica que o orçamento foi reprovado pelo cliente. Dica: o usuário pode duplicar o orçamento (reprovado) e passar a trabalhar em um novo sem perder o anterior (histórico).
• Em Ajuste: pode ser usado para indicar que o orçamento está sendo ajustado pelo gestor ou representante.
• Em Revisão: pode ser usado para indicar que o orçamento está sendo revisado pelo gestor ou representante.
• Revisado: pode ser usado para indicar que o orçamento foi revisado pelo gestor ou representante.
• Convertido: indica um orçamento fechado com sucesso e convertido em um projeto.

Nota: cada empresa possui uma metodologia de trabalho específica, portanto todas as classificações do CRM podem ser usadas livremente. Mas, prezando as boas práticas de mercado sugerimos e disponibilizamos os principais tipos de forma simples e intuitiva.