Central de Ajuda SGE

CONSIDERAÇÕES INICIAIS

Seja bem-vindo ao SGE, um conjunto de serviços e sistemas profissionais que sem dúvida o ajudarão na melhoria de processos! Este guia rápido contém instruções para o início e conclusão das seguintes tarefas: 

• Cadastro de itens básicos para a operação do sistema;
• Criação de um novo Projeto;
• Cadastro de Clientes e visão geral das ferramentas associadas a eles;

PRÉ-REQUISITOS

Como pré-requisito, é necessário que o usuário tenha seus dados de acesso (login e senha), fornecidos no email de boas vindas. Caso não tenha recebido, entre em contato conosco.

PRIMEIRO ACESSO

Abra qualquer navegador de internet (Firefox, Chrome, Safari, Internet Explorer etc.) e digite o endereço http://sistema.sge.com.br. A tela de login será exibida e, neste momento, use suas credenciais para acessar o sistema. Como é seu primeiro acesso, por medida de segurança será solicitado que altere sua senha.

 Dica: evite senhas que possam ser descobertas facilmente por outras pessoas!

TELA PRINCIPAL

Nesta tela é importante identificar alguns itens básicos como: barra de opções, em cinza e, os botões de ação que ficam do lado direito (agenda, perfil do usuário e saída do sistema). Além destes, nesta tela também é exibida a agenda de eventos da empresa.

CADASTROS BÁSICOS

Caso tenha acesso ao item “Cadastro Geral”, inicie a operação inserindo os Vendedores de sua empresa, alguns Cursos (caso utilize para formaturas) e instituições (empresas ou instituições de ensino). Caso queira ir além, cadastre também os Tipos de Projeto e Tipos de Evento. Vale lembrar que, um Tipo de Projeto é a natureza do projeto e, um Tipo de Evento é apenas o NOME dos eventos que sua empresa realiza.

CRIANDO PROJETOS

O SGE é um sistema baseado nas melhores práticas de Gerenciamento de Projetos, portanto podemos entender que um projeto é um conjunto de pessoas, eventos, produtos e demais tarefas, todas agrupadas. Isto permite uma organização muito melhor, inclusive na avaliação dos balanços e resultados financeiros. Como exemplo, um projeto do tipo “Casamento” possui eventos como “Reunião”, “Dia da Noiva” e claro, o Casamento propriamente dito. E, cada evento possui suas particularidades como: local, data, hora e produtos/serviços vinculados.

E então? Vamos criar um projeto novo? Vale ressaltar que, neste ponto, o sistema permite que você crie um projeto novo sem que o Departamento Comercial tenha elaborado orçamentos, o que representa flexibilidade em determinadas situações. É claro que, se o projeto vier previamente elaborado do orçamento (feito no módulo Comercial), a tarefa do setor de produção será facilitada e a empresa terá um histórico mais completo. Bom, mas como neste momento não abordaremos a parte Comercial, vamos seguir adiante com a criação de um novo projeto.

Clique na opção “Projetos” e, ao abrir a nova tela, aperte o botão verde, intitulado “Novo Projeto”. Veja que um formulário com vários campos será exibido e apenas os itens marcados em vermelho são obrigatórios. O primeiro deles, que é o número do projeto, é gerado automaticamente pelo sistema e pode ser alterado, respeitando o formato de oito números separados ao meio por uma barra.

O campo “Tipo de Projeto” representa a natureza do projeto que está criando. Como sugestão o sistema já fornece alguns tipos, mas você é livre para criar os seus. Defina então o tipo de projeto e vamos adiante.

Semestre: representa o ano e o semestre (primeiro ou segundo) da execução do projeto. Este campo é utilizado em relatórios e em outras áreas do sistema, fornecendo ao gestor uma visão macro dos projetos x ano x semestre.

Vendedor: consultor responsável pela venda do projeto. A lista exibirá os usuários licenciados do sistema que estão definidos como vendedores.

Responsável: consultor responsável pelo projeto. A lista exibirá os usuários licenciados do sistema. Não é obrigatório, mas, ao definir um responsável pelo projeto, serão enviadas notificações e a empresa poderá ter mais controle e qualidade nos atendimentos, já que um funcionário tende a conhecer mais o projeto pelo qual é o responsável.

Instituição: para eventos corporativos, pode ser o nome fantasia da empresa. Para eventos sociais pode ser “N/A” e, em formaturas, a instituição de ensino.

Curso: para eventos corporativos e sociais, pode ser “N/A” e, para formaturas, o curso de ensino vinculado ao projeto.

Carteira Preferencial: determina a opção da conta e carteira para emissão de boletos. Apesar de ser um campo obrigatório, caso sua empresa não vá emitir boletos, poderá ser utilizado um valor padrão. Ainda assim, para as empresas que utilizam boletos, na hora da emissão é possível escolher outra carteira de cobrança. Isto representa flexibilidade e facilidade em seus processos de cobrança.

Data de Assinatura: campo não obrigatório, que indica quando o contrato/projeto foi assinado. Esta data é útil para a definição de reajustes periódicos (IGPM, por exemplo).

Descrição: campo livre, não visualizado pelo cliente. Evite digitar neste campo informações que já estejam presentes no formulário, como por exemplo, curso ou instituição, já que nas pesquisas estes campos serão exibidos.

Observações: campo livre, não visualizado pelo cliente. Utilize esta caixa de texto para registrar informações relevantes, porém que não exijam um histórico de alterações ou compartilhamento com seus clientes. Exemplo: “Cliente exigente, atenção redobrada ao atendê-lo” ou “Projeto fechado por indicação de João da Silva”.

Contratos: esta seção exibe os termos contratuais de seu projeto. Seu tema e forma de uso são abordados em outro guia, mas, basicamente a ideia é permitir que seu cliente (ou você) emita o contrato diretamente pelo sistema em formato PDF.

Opções do Portal do Cliente: disponível apenas a partir do Plano Professional, esta seção contempla todas as opções do serviço de atendimento ao cliente via internet. Exemplos: bloqueio para emissão de boletos, definição de itens cadastrais obrigatórios, liberação de relatórios para a comissão de formatura, definição de clube de vantagens e boletim informativo entre outras opções.

Ao concluir o preenchimento, aperte o botão verde (“Salvar”) e teremos nossa pasta do projeto criada com sucesso!

CADASTRANDO CLIENTES

A primeira coisa que precisamos ter em mente é que o cliente só existe vinculado a um projeto. Mas, como acabamos de criar o nosso, a partir deste ponto será possível cadastrá-los. Para isso, aperte o botão laranja ("Clientes") e, por fim, o botão verde ("Novo Cliente").

Preencha apenas os dados dos campos obrigatórios. Os demais campos podem ser preenchidos depois ou até mesmo atualizados pelo cliente caso sua empresa possua o Portal o Cliente. 

Dica: se um endereço de email não foi informado, marque a opção “email não informado/ilegível”.

Ao concluir o processo, aperte o botão verde ("Salvar e Voltar") e o sistema retornará para a lista de clientes cadastrados NESTE projeto. Perceba agora que existe um botão na cor laranja, no canto direito. Este botão contém as AÇÕES que podem ser tomadas em cima do cliente, como por exemplo, ao clicar em "grade financeira", será exibida a vida financeira do cliente, onde é possível gerar e administrar suas parcelas assim como emitir boletos. Já nas outras funções, podemos gerenciar pedidos, visualizar todos os itens adquiridos pelo cliente e realizar um atendimento (SAC). Em "Gerar Contrato", podemos gerar os termos em PDF e, por fim, a função "excluir" removerá o cadastro do cliente caso não possua informações de pagamento ou pedidos ativos.

PRÓXIMAS TAREFAS

Navegue pelo sistema, cadastre os clientes, explore novas opções e, em caso de dúvidas, contate nosso time de suporte! É comum o usuário ter alguma dificuldade no início da operação mas, o sistema foi concebido de forma a facilitar (e muito) o trabalho das empresas. Logo, não desanime e, mãos à obra, pois os resultados serão memoráveis!

Qualquer dúvida, por favor, nos procurem no chat ou através do email suporte@sge.com.br