PRÉ-REQUISITOS

Como pré-requisito, é necessário que o usuário tenha acesso ao menu “Financeiro”, opção “Controle de Cheques”. Vale lembrar que, também estamos considerando que já existem cheques recebidos pela empresa. Por fim, a terminologia “parcela suspensa” denota uma parcela cujo pagamento está em disputa, ou seja, aguarda resolução e mantém o cliente em status de inadimplência mas, sem correção de juros/multa até que o cheque seja desvinculado (ou reapresentado).


CADASTRO PADRÃO

Recomendamos que o cheque seja cadastrado no ato de seu recebimento no Ponto de Venda (PDV) da empresa, seja para o pagamento de alguma parcela ou venda de produtos. Desta forma, o cheque ficará vinculado ao cliente durante toda sua vida e facilitará bastante o gerenciamento do time financeiro.


Ao receber o cheque, a operação ficará registrada no PDV e ao final do dia poderá ser conferido. Além disso, todos os cheques recebidos seguirão para a conta "Cheques Recebidos" a fim de manter seu ambiente organizado.


Nota: quando um cheque é marcado como "Devolvido", é lançado na conta "Cheques Devolvidos".



CADASTRO AVULSO

O cadastro avulso serve para lançar cheques "perdidos" e/ou antigos de clientes que não estejam no sistema, com a finalidade de gerenciá-los de forma organizada. Se o dono do cheque estiver no sistema, recomendamos que faça o cadastro padrão.



STATUS x MOVIMENTO x PARCELAS 


  • Recebido: credita conta "Cheques Recebidos" (nota: até 15/04/2019 os cheques eram recebidos sempre na conta Caixa PDV);
  • Depositado: debita conta de origem e credita conta banco;
  • Devolvido: debita conta banco, credita conta "Cheques Devolvidos" e suspende o pagamento da parcela (nota: até 15/04/2019 os cheques eram retornados para a conta Caixa PDV);Descontado: debita conta de origem e fica sem conta;
  • Descontado: debita conta de origem e credita conta de destino;
  • Trocado: debita conta de origem e fica sem conta; Exemplo: funcionário troca o cheque no banco, posto de gasolina etc.
  • Pag. Fornecedor: debita conta de origem e fica sem conta;
  • Custodiado: debita conta de origem e fica na conta de destino SEM gerar crédito; Exemplo: empresa envia os cheques ao banco/portador que por sua vez compensa os cheques nas datas pré-estabelecidas. Nota: para que seja gerado o crédito na conta, é necessário alterar seu status para depositado!
  • Em Acordo/Renegociação: não movimenta contas, abre a parcela e fica aguardando devolução ao cliente ou baixa;
  • Solicitado pelo Cliente: não movimenta contas, não altera o status de pagamento e fica aguardando devolução ao cliente, baixa ou depósito/desconto;
  • Baixado: debita conta de origem e abre parcela; Nota: o status baixado permite que o MESMO cheque seja cadastrado novamente.
  • Devolvido ao Cliente: debita conta de origem e abre parcela.


Notas: 

  • A diferença entre estes dois últimos status é apenas conceitual. A baixa pode ser usada para definir um cheque "morto" (arquivado) na empresa e, "devolvido ao cliente" quando documento é entregue;
  • O status “Trocado” / “Descontado” sugere que o valor em dinheiro retorne ao caixa da empresa, pois é gerado um débito na saída para troca ou desconto;
  • As parcelas com pagamento efetuado através de cheques (à vista ou pré-datados) terão o status "PAGAS".


Exemplo: ao receber um cheque através do PDV (Ponto de Venda), seja pelo pagamento de mensalidades ou venda de produtos, o usuário será obrigado a realizar seu cadastro (manualmente ou através da leitora de cheques). Ao concluir a operação, o cheque será registrado com o status "Recebido" na conta "Cheques Recebidos" e, a partir deste ponto, poderá ser alterado para depositado, custodiado etc. Vale lembrar que, o cheque SÓ poderá ser marcado como "Devolvido" caso tenha sido trocado ou depositado.


REPASSANDO A TERCEIROS

Neste cenário, vamos simular um repasse de cheque a um fornecedor. Isto pode ser feito de DUAS formas. A primeira, mais simples, consiste em acessar os detalhes do cheque e alterar seu status para "Pag. Fornecedor". Ao fazer isto não teremos o lançamento na função de Contas a Pagar, apenas o registro que o cheque foi repassado ao fornecedor em questão. A segunda forma, mais completa e detalhada, consiste em criar o lançamento de Contas a Pagar, escolher o meio de pagamento "Cheques de Terceiros" e selecionar os cheques disponíveis. O sistema exibirá apenas os cheques aptos para o repasse, ou seja, cheques já depositados, custodiados ou baixados não estarão disponíveis.


Dica: para que o cliente resgate o cheque para trocar por outro ou alterar a forma de pagamento da parcela, será necessário que o operador no mínimo o coloque como “baixado” ou “entregue ao cliente”. Assim, a parcela fica em aberto e um novo pagamento pode ser feito. Outra opção é renegociar as parcelas que foram pagas com cheque, que ficarão com status “Acordo/Renegociação”.


 Atenção! O status “baixado” corresponde à baixa do DOCUMENTO (cheque), e não do pagamento propriamente dito!