Atualmente há duas opções para o lançamento de Contas a Pagar: os lançamentos diretos e os lançamentos indiretos. Veremos estes tipos a seguir:


LANÇAMENTO DIRETO ATRAVÉS DA FUNÇÃO DE CONTAS A PAGAR

Esta é a forma mais simples e permite que o usuário faça um lançamento vinculado a qualquer Centro de Custo, sem gerar um pedido de compra e aprovação:

  • Localize e clique no botão “Nova Conta”, de cor verde e posicionado na parte inferior da tela;
  • Preencha os campos conforme necessidade, lembrando que você poderá alterá-los posteriormente;
  • Para informar que a conta está PAGA, basta preencher a DATA DE PAGAMENTO; Lembre que ao alterar a data de pagamento, a data de movimentação da conta de origem também será alterada. Logo, tenha muita atenção ao fazer lançamentos retroativos!
  • Defina se a conta será única, parcelada ou se terá recorrência mensal. Atenção, pois a recorrência é diferente de parcelamento!
  • Você pode informar um ou mais meios de pagamento para conta. Exemplo: se o valor da conta é R$ 500 e você tem um cheque de terceiros de R$ 380, basta criar uma nova parcela com a diferença (R$ 120) e escolher outro meio de pagamento;
  • Salve a conta;
  • Retorne à tela anterior e faça uma pesquisa através da data de vencimento, do status (pagas, não pagas etc.) e verifique o resultado. Caso queira, exporte para uma planilha formato Excel.

Atenção! Caso o Centro de Custo seja “Projetos/Eventos”, você poderá criar apenas um lançamento do tipo “Despesa Geral”. As demais solicitações, que correspondem aos Brindes do Projeto, Local do Evento, Freelancers e Produtos do Evento são lançadas obrigatoriamente dentro de cada evento e entrarão no processo de compras e aprovação.



LANÇAMENTO INDIRETO (ORIGEM EM PROJETOS, SEM VÍNCULO COM EVENTOS)

Este tipo de lançamento é feito a partir da Pasta do Projeto. Um “Brinde” ou uma “Despesa Geral” são exemplos de saídas vinculadas ao Projeto de uma forma geral, sem vínculos com os eventos ali inseridos. Exemplo: em um Projeto de Casamento, a empresa pode lançar como “Despesa Geral” o custo de tarifas bancárias ou o custo com envio de documentos pelo correio.


Atenção! Os brindes cadastrados diretamente no Projeto não fazem parte de um evento específico e sim do Projeto como um todo. Exemplo: a empresa adquire uma TV e entrega a um grupo de clientes para que façam um sorteio. Caso queira definir um brinde DO EVENTO, insira o item no evento propriamente dito e informe apenas valor de venda igual à zero.


LANÇAMENTO INDIRETO (ORIGEM EM PROJETOS, VINCULADO A UM EVENTO)

Este tipo de lançamento também é feito a partir da Pasta do Projeto. Como exemplo, podemos citar o custo de locação de um espaço, o pagamento de um freelancer e dos itens do evento. Para dar início ao processo, abra um projeto e em seguida um evento qualquer. Adicione então o local, um produto/serviço ou freelancer.


APROVAÇÃO DAS SOLICITAÇÕES

Todo lançamento feito em um Projeto requer aprovação. As aprovações são feitas na área de suprimentos, na seção "Ordens de Serviço". Nesta seção, o operador poderá filtrar todas as solicitações e transformá-las em Ordens de Serviço/Compras, que por sua vez chegarão ao Contas a Pagar. Lembre que o lançamento de contas a pagar é automático mas, a empresa pode optar por mais uma etapa de validação para só então criar estes lançamentos. O sistema é flexível e, portanto, tudo dependerá de como a empresa organiza seus processos!

 

DICAS

  • Após salvar a conta, você poderá emitir recibos de pagamentos a fornecedores e freelancers;
  • Utilize a recorrência para contas mensais como energia elétrica, telefonia, alugueres etc.;
  • O “tipo de vencimento”, que pode ser “confirmado” ou “previsto” serve para marcar as contas que necessitam algum tipo de revisão quanto ao vencimento. Exemplo: gestor sabe que precisa pagar um determinado fornecedor porém não tem a data exata do vencimento, apenas aproximada;
  • As informações como Descrição, Nota Fiscal e Data de Emissão são pertinentes à conta e não a uma parcela, portanto tenha atenção ao alterar estes dados;
  • Você pode exportar os resultados de sua pesquisa para uma planilha em Excel.


DÚVIDAS COMUNS

P: O Item/Serviço não aparece na caixa “Serviço” quando defino Centro de Custo “Administrativo”. Como resolver?

R: Acesse o cadastro de produtos e serviços e marque a opção “Exibir este item em compromissos administrativos e de outros centros de custo”.


P: O Item/Serviço não aparece na caixa “Serviço” quando defino Centro de Custo “Projetos/Eventos”. Como resolver?

R: Acesse o cadastro de produtos e serviços e marque a opção “Exibir este item nos Orçamentos, na Produção de Eventos e Vendas”.


Atenção! Lançamentos de saída feitos diretos nas movimentações de conta/caixa NÃO são considerados Contas a Pagar. São saídas simples e, portanto não possuem vínculo com esta funcionalidade.