ORIGEM DAS SOLICITAÇÕES


Todo lançamento feito em um Projeto é chamado de solicitação. Como exemplo, uma Despesa Geral, um Brinde ou qualquer item do Evento é denominado solicitação. Logo, se o produtor do evento determina um local, produto, serviço ou aloca um freelancer (fotógrafo, recepcionista etc.), chamamos isto de solicitação.


Lembre que em qualquer fluxo de trabalho organizado o funcionamento é este, deveras simples e objetivo.


 


APROVAÇÃO DAS SOLICITAÇÕES


Todo lançamento feito em um Projeto requer aprovação. As aprovações são feitas na área de suprimentos, na seção "Ordens de Serviço". Nesta seção, o operador poderá filtrar todas as solicitações e transformá-las em Ordens de Serviço/Compras, que por sua vez chegarão ao Contas a Pagar.


Abra a página de ordens de compra/serviço e clique no botão "Ver Solicitações". Faça a pesquisa utilizando os filtros e, se desejar ver TODAS AS SOLICITAÇÕES, clique diretamente em "Pesquisar".


Em seguida, selecione os itens que deseja aprovar e aperte o botão "Gerar Ordem de Compra". Neste momento, o usuário poderá optar por gerar ordens de compra separadas para cada item ou agrupá-las por fornecedor. O agrupamento é interessante pois, a empresa poderá reunir vários itens do mesmo fornecedor em uma única ordem de serviço e organizar/negociar seus pagamentos.


Exemplo: o produtor do evento solicitou a locação do "Salão Diamond Hall" para dez eventos distintos, que ocorrerão no decorrer do ano de 2023. Ao agrupar as dez solicitações em uma única OS, o departamento de compras poderá negociar valores, prazos e demais condições para este item.


O lançamento de contas a pagar é automático mas, a empresa pode optar por mais uma etapa de validação para só então criar estes compromissos. Para isso, basta desmarcar a caixa "Criar automaticamente os lançamentos de Contas a Pagar". Finalizado o processo, a solicitação estará aprovada e associada à uma Ordem de Compra/Serviço com status "Aberta".


Dica: o solicitante pode sugerir um fornecedor, assim como a data de vencimento da fatura e condições básicas de parcelamento. O aprovador, assim como o operador financeiro, poderá acatar a sugestão ou modificá-la. Por fim, o solicitante pode ainda utilizar o campo de observações para passar informações ao aprovador.


 


PESQUISANDO ORDENS DE SERVIÇO


Abra a página de ordens de compra/serviço. Localize a seção "PESQUISAR ORDENS DE COMPRA/SERVIÇO". Faça a pesquisa utilizando os filtros e, se desejar ver TODAS AS ORDENS DE SERVIÇO, clique diretamente em "Pesquisar".


O sistema possui alguns tipos pré-definidos para as OS's, e são eles:


  • Aberta: Ordem de Serviço recém-aberta. É o status inicial;
  • Em análise: OS sendo analisada pelo time de compras . É um status intermediário;
  • Em cotação: itens da OS sendo cotados pelo time de compras;
  • Finalizada: OS validada, pedido feito junto ao fornecedor e financeiro lançado;
  • Cancelada: OS cancelada.


Nota: sua empresa poderá criar outros tipos mas, recomendamos cautela para não tornar o processo burocrático e confuso.


Dica: utilize o campo de observações para registrar informações extras acerca da OS pois, o produtor do evento poderá visualizá-las (dentro do evento) sem precisar acionar outros departamentos.


 


ACOMPANHANDO AS ORDENS DE SERVIÇO NO EVENTO


Conforme mencionado no item anterior, o produtor do evento pode acompanhar todas as suas solicitações através da área de eventos do projeto. Para isso, acesse qualquer evento do projeto e observe a coluna "OS" nas abas "Local do Evento", "Produtos/Serviços do Evento" ou "Equipes do Evento".


Os indicadores são:


  • Coluna vazia: solicitação ainda não foi aprovada;
  • Símbolo "$": ordem de serviço criada;
  • Fundo vermelho: não há lançamentos financeiros ou, há valores divergentes (pagos ou não) entre Custo no Evento X Contas a Pagar. Exemplo: o custo do serviço no evento é de R$ 100 e, há previsto para pagamento R$ 200 no Contas Pagar. Atenção pois, o inverso também se aplica!
  • Fundo amarelo: valores em aberto e/ou pagamento incompleto/em andamento ou pagamento a maior;
  • Fundo verde: valor dos lançamentos de Contas a Pagar coincidem com o custo no evento e estão pagos.

Nota: o critério de avaliação será sempre o valor TOTAL DA CONTA, portanto se um item custa R$ 200 no evento e há uma conta a pagar de R$ 200 com apenas uma parcela de R$100 lançada, a indicação será "amarela" (a soma fecha, porém o pagamento está incompleto).


 


SUGESTÃO DE FLUXO DE TRABALHO


1) Solicitação: Representante de Vendas, Produtor do Evento ou Time de pós-venda;


Nota: caso o Orçamento seja feito diretamente pelo sistema (módulo Comercial - CRM), a solicitação partirá do Consultor de Vendas e, caberá ao Produtor/Pós-Venda analisar o projeto vendido e ajustar as demandas;


2) Aprovação da Solicitação (resulta na abertura da OS): Departamento de Compras ou Time de Pós-Venda/Produtor;


Nota: neste ponto é opcional (e controlada pelas permissões do sistema) a criação dos lançamentos de Contas a Pagar. Esta etapa pode ser utilizada para avaliação das Ordens de Serviço, negociação com Fornecedores etc.


3) Lançamento de Contas a Pagar: Departamento Financeiro. Usuário avaliará as ordens de serviço recém-abertas e as encaixará em seu fluxo de pagamentos.


Nota: caso o lançamento de Contas a Pagar seja automático, recomenda-se que o Dep. Financeiro crie regras e tenha autonomia para ajustar os compromissos com os fornecedores. Se isto não for feito, uma aprovação de última hora poderá afetar todo o fluxo de caixa!


 


EXCLUINDO UMA ORDEM DE SERVIÇO


Uma OS só poderá ser excluída se não houver nenhum lançamento de contas a pagar. Logo, certifique-se que os lançamentos sejam excluídos antes de concluir o processo.