Central de Ajuda SGE

CONSIDERAÇÕES INICIAIS

O sistema é passivo, ou seja, apenas lê a informação que vem do banco e que é passada pelo usuário através do arquivo retorno. Como exemplo, o fato do boleto (título) estar pago no banco e divergente no sistema não indica necessariamente falha nos sistemas. Em 95% dos casos o ponto de atenção é no processo.

E por falar em processo, a conciliação de títulos não é complexa mas, requer atenção. Os problemas mais comuns - em ordem de ocorrência - são esses:

• Empresa esquece de gerar a remessa (25%);
• Empresa esquece de enviar a remessa (20%);
• Empresa esquece de processar o arquivo retorno (20%);
• Empresa não baixa e reemite/registra os boletos rejeitados (20%);
• Cliente efetua pagamento de um título baixado ou de uma parcela inativa (10%);
• Banco do cliente ou local de pagamento está com problema de comunicação (2%);
• Banco não gera o arquivo retorno (0.3%);
• Banco não inclui - por erro - informações sobre um título no arquivo retorno; (0.1%);
• Erro no SGE (0.1%);
• Outros (2.5%)

Atenção! Esquecer de processar o arquivo deixará o sistema desatualizado!

INICIANDO A ANÁLISE

O primeiro passo é verificar qual a inconsistência reportada, seja através da legenda abaixo ou questionamento de algum cliente.

Processei o arquivo e o sistema indicou a ocorrência com um "X" vermelho. O que faço?

Em primeiro lugar, utilize a ferramenta "Pesquisa de Títulos" e verifique se o boleto está no sistema. Caso encontre, é bem provável que o título esteja vinculado à uma parcela inativa, tenha sido baixado ou esteja em um projeto inativo. Faça o ajuste (ativando a parcela e/ou projeto) e processe o arquivo novamente.

Caso o título não seja encontrado, indica que não foi gerado pelo sistema ou que foi excluído pelo gestor da empresa com acesso para tal.

Nota: É muito comum o cliente renegociar uma dívida e pagar os boletos antigos, que estarão baixados ou vinculados à parcelas inativas. Se for este o caso, entre em contato e oriente-o a descartá-los e utilizar os novos!

Cliente pagou o boleto mas, continua em aberto no sistema. O que faço?

Verifique se o número do título (campo "Nosso Número", à direita) coincide com o que está no sistema, na grade financeira do cliente; Não deixe de procurar pelas parcelas inativas também, afinal é comum o cliente renegociar suas parcelas e pagar as antigas!

Confira se o título pago pelo cliente está na conta; Caso esteja, processe novamente o arquivo disponibilizado pelo banco no dia seguinte ao pagamento.

Verifique se o projeto está inativo pois, o sistema não concilia títulos de projetos inativos e/ou cancelados.

CASOS ESPECIAIS

Banco SICOOB: alguns títulos pagos podem cair no que chamam de "inconsistência" e NÃO são incluídos no arquivo retorno. Neste caso, solicite o relatório ao banco e faça a quitação manual da parcela.

Atenção pois, o envio do comprovante não indica que o valor esteja na conta de sua empresa! Há casos em que é estornado para a conta do cliente ou ao local de pagamento - agência bancária ou lotérica, por exemplo!

Cliente pagou a mais ou a menos. O que faço?

Verifique se a diferença é aceitável e se o pagamento corresponde à referida parcela. Diferenças na casa de centavos podem ocorrer por conta do cálculo de multa e juros mas, de toda forma, as diferenças ficam registradas no cadastro do cliente e a empresa poderá cobrá-lo posteriormente.

Cliente pagou em duplicidade. O que faço?

Acesse a grade financeira e quite manualmente outra parcela de valor correspondente, respeitando as datas de pagamento e movimento para não deixar o extrato da conta inconsistente.

Não compreendi a informação do campo "Motivo/Ocorrência"

Cada banco possui suas próprias regras e instruções, portanto recomendamos que consulte o manual ou entre em contato com o suporte da instituição para maiores informações. Nota: este artigo contém os manuais dos bancos, devidamente atualizados.

NOTAS FINAIS

O texto em vermelho indica pagamento de cliente desistente;

O sistema não altera a numeração tampouco as datas de vencimento e valores do boleto;

Lembre-se que o sistema é passivo, ou seja, apenas lê a informação que vem do banco e que é passada pelo usuário através do arquivo retorno.